Decyzję o przyjęciu gości z zagranicy podejmuje Prorektor d/s Nauki.

Pracownik zainteresowany przyjęciem gości składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej pisemny wniosek o przyjęcie cudzoziemca.

We wniosku skierowanym do Prorektora d/s Nauki należy podać:

• imię i nazwisko gościa,
• nazwę instytucji macierzystej gościa,
• miasto i kraj pochodzenia,
• termin przyjazdu, czas trwania wizyty,
• cel wizyty,
• kalkulację kosztów - świadczeń, które mają być wypłacone przez UTP
• źródła finansowania pobytu, potwierdzone przez dysponenta środków (grant, fundusz dydaktyczny, badania statutowe, badania własne, DOT, grant zagraniczny, inne).
• akceptacja Dziekana Wydziału

Podróż
Zasadą jest, że strona zapraszająca nie opłaca kosztów podróży. Goście przyjeżdżają na koszt własny lub na koszt instytucji wysyłającej. Podróże na terenie kraju np.  udział w sesjach i badaniach terenowych, w konferencjach  mogą być finansowane, jeżeli są integralną częścią merytorycznego programu pobytu gościa w Polsce. W takim przypadku do rozliczenie pobytu należy przedłożyć bilet lub rachunek za podróż.

Pobyt
Przy pobytach do 1 miesiąca, gościowi przysługują diety dzienne. Ich maksymalna wysokość uzależniona jest od źródła finansowania (od 40,00  do 80,00 zł na dzień). Jeżeli gość otrzymuje dzienne utrzymanie, np. w czasie konferencji, to przysługuje mu kieszonkowe w wysokości do 25% stawki dziennej. Diety / kieszonkowe wypłacane są w złotówkach w kasie Uczelni. Pobiera je gość osobiście lub opiekun w formie zaliczki do rozliczenia. Opiekun wypłaca należność, a gość kwituje odbiór podpisem. Zwrot kosztów noclegów jest możliwe po przedstawieniu faktury wystawionej na Uniwersytet Technologiczno - Przyrodniczy.

W przypadku krótkoterminowych staży i misji naukowych - odbywanych przez stypendystów rządu Rzeczypospolitej Polskiej - zakres i wysokość świadczeń wynika z załączników finansowych do umów
i porozumień przesłanych do UTP z Departamentem Współpracy Międzynarodowej MNiSzW.

Wiza
Przy pobytach krótkoterminowych w ramach wymiany naukowej gości z większości państw świata nie obowiązuje wiza. W przypadku wątpliwości prosimy o zajrzenie na stronę internetową MSZ http://www.msz.gov.pl.